Организация конфиденциального делопроизводства - начало обеспечения безопасности информации в фирме

Сабынин В.Н.
20.05.2005 | 14:00
Сабынин В.Н., независимый экcперт, кандидат наук, доцент

   В предыдущем номере журнала (№ 14 2001 года) было отмечено, что правильная организация конфиденциального делопроизводства в фирме является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет важное значение в достижении цели ее защиты. Как известно, специалисты, занимающиеся в области информационной безопасности утверждают, что порядка 80% конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Поэтому вопросы конфиденциального документооборота в фирме несомненно играют важную роль в достижении ею экономических успехов. В данной статье даны некоторые рекомендации, позволяющие упорядочить работу в фирме с конфиденциальными документами.

   Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы:
- открытую;
- с ограниченным доступом. 
В свою очередь информация с ограниченным доступом (Рис.1.) может быть:
- государственной тайной;
- конфиденциальной информацией.
         
                                                   Рис.1. Виды информации и документов
   А, следовательно, и документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности". Конфиденциальные документы соответственно с грифами "Коммерческая тайна", "Банковская тайна" и т.д. В настоящее время видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов) насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе надо полагать уменьшится.
Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты
   По своей природе (Рис. 2.) конфиденциальные документы бывают:
- нормативно-методические (НМД);
- руководящие (РД);
- распорядительные (РПД);
- информационно-справочные (ИСД);
- организационные (ОД); 
- финансово-бухгалтерские (ФБД);
- кадровые (по личному составу) КД.
          
                                               Рис.2. Виды конфиденциальных документов
   Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". (ГОСТ Р 6.30-97). Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа к документу. Он располагается в правом верхнем углу, например: коммерческая тайна (или сокращенно КТ). Дополняется гриф номером экземпляра, например, экз. №1.
   Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы. Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.
   В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на:
- входящие;
- исходящие;
- внутренние.
   Прием входящих конфиденциальных документов (рис. 3) осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства. 
                  
                       Рис.3. Порядок работы с входящими конфиденциальными документами
   При этом проверяется:
-количество листов;
-количество экземпляров;
-наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).
В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов - составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.
Регистрация конфиденциальных документов производится в журналах регистрации (рис. 4), либо на карточках.
                      Рис.4. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов.
         

На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается:
-наименование;
-регистрационный номер;
-дата поступления.
   После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения.
Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции.
С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (рис. 4).
   По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело.
   Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные документы могут:
- использоваться в дальнейшем;
- передаваться в архив на хранение;
- уничтожаться.
   Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам.
   Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы (рис. 5):
- разработка проекта документа;
- согласование документа;
- подписание документа;
- регистрация документа;
- отправка документа.
          
                     Рис.5. Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами
Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов.
Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами показан на рис. 6.
         
                   Рис.6. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов (рис. 7).
                               Рис.7. Журнал учета выдачи конфиденциальных документов
         

   При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.
   Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы.
   По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна:
-проверить наличие конфиденциальных документов;
- определить конфиденциальные документы для архивного хранения;
- определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.
   Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц.
   На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы.
   В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.

   Таким образом, представленный в статье материал в очень сокращенном виде дает некоторые рекомендации по организации конфиденциального делопроизводства в фирме, что несомненно поможет сотрудникам службы безопасности в обеспечении безопасности конфиденциальной информации в целом в фирме.